마이크로소프트365 제대로 쓰는 방법, 구독 전후에 챙길 것들
처음엔 워드랑 엑셀만 떠올리기 쉽다
얼마 전 지인이 노트북을 새로 샀는데, 가장 먼저 묻는 말이 “오피스는 따로 사야 해?”였다. 예전에는 워드, 엑셀, 파워포인트를 설치해두고 몇 년씩 쓰는 느낌이 강했지만, 요즘 마이크로소프트365는 조금 다르다. 문서 작성 프로그램 묶음이라기보다 파일 저장, 공동 작업, 보안, 일정 관리까지 붙어 있는 작업 환경에 가깝다.
특히 집과 회사, 학교, 카페를 오가며 여러 기기에서 작업하는 사람이라면 차이가 꽤 크게 느껴진다. 예를 들어 집 데스크톱에서 만든 엑셀 파일을 원드라이브에 저장해두면, 밖에서는 노트북이나 태블릿으로 이어서 볼 수 있다. 이메일로 파일을 보내고 “최종_진짜최종.xlsx” 같은 이름을 계속 만드는 일이 줄어드는 셈이다.
구독하기 전에 먼저 확인할 것
마이크로소프트365를 고를 때는 가격표부터 보기보다, 내가 실제로 쓰는 방식부터 생각하는 게 좋다. 혼자 쓰는지, 가족과 나눠 쓰는지, 회사 계정으로 필요한지에 따라 선택지가 달라진다. 개인용은 보통 워드, 엑셀, 파워포인트, 원드라이브 같은 기본 앱을 중심으로 쓰게 되고, 비즈니스용은 팀즈, 익스체인지 메일, 관리자 기능까지 중요해진다.
- 혼자 문서 작업이 많다면 개인용 구독이 단순하다.
- 가족 여러 명이 각자 저장 공간과 앱을 써야 한다면 가족용이 유리할 수 있다.
- 회사나 소규모 팀은 비즈니스 플랜에서 메일, 보안, 계정 관리 기능을 봐야 한다.
- 가끔 문서만 확인한다면 웹 버전과 무료 기능으로 충분한지도 따져볼 만하다.
사실 구독 서비스는 쓰지 않는 기능까지 포함되어 있으면 아깝게 느껴진다. 엑셀을 한 달에 한두 번만 열고, 문서도 대부분 보기만 한다면 무조건 유료 구독이 답은 아니다. 반대로 매주 보고서, 견적서, 발표 자료를 만들고 여러 사람과 파일을 주고받는다면 월 구독료보다 시간 절약 효과가 더 크게 느껴질 수 있다.
원드라이브를 중심으로 쓰면 편해진다
마이크로소프트365를 제대로 쓰려면 원드라이브를 그냥 저장소가 아니라 작업의 중심으로 두는 게 편하다. 파일을 PC 바탕화면에만 두면 그 컴퓨터 앞에 앉아야 작업할 수 있다. 그런데 원드라이브 폴더에 넣어두면 자동 저장과 동기화가 함께 움직인다.
예를 들어 이력서, 세금 자료, 여행 계획표처럼 자주 꺼내 보는 파일은 원드라이브에 폴더를 만들어 보관하면 찾기가 쉽다. 사진 원본처럼 용량이 큰 파일까지 전부 올리면 저장 공간이 빨리 찰 수 있으니, 문서와 중요한 자료부터 옮기는 식이 현실적이다.
자동 저장은 습관이 바뀐다
워드나 엑셀에서 원드라이브에 저장된 파일을 열면 자동 저장 기능을 쓸 수 있다. 갑자기 프로그램이 닫히거나 노트북 배터리가 꺼졌을 때도 손실이 줄어든다. 솔직히 이 기능 하나만으로도 체감이 크다. 예전처럼 저장 단축키를 수십 번 누르지 않아도 되니까 작업 흐름이 덜 끊긴다.
공동 작업할 때는 파일을 보내지 않는 쪽이 낫다
마이크로소프트365의 장점은 여러 사람이 같은 파일을 동시에 다룰 때 더 잘 드러난다. 메일에 첨부파일을 넣어 보내면 누가 최신 파일을 가지고 있는지 헷갈리기 쉽다. 반면 공유 링크를 보내면 같은 문서를 기준으로 댓글을 남기고 수정 내용을 확인할 수 있다.
예를 들어 동호회 회비 장부를 엑셀로 관리한다고 해보자. 총무가 파일을 혼자 들고 있으면 확인 요청이 올 때마다 캡처를 보내거나 파일을 다시 전달해야 한다. 하지만 보기 전용 링크를 공유하면 다른 사람은 내용만 확인하고, 수정 권한은 총무에게만 줄 수 있다. 권한을 나누는 것만으로도 실수가 꽤 줄어든다.
- 편집이 필요한 사람에게만 편집 권한을 준다.
- 확인만 하면 되는 사람에게는 보기 권한을 준다.
- 외부 공유가 필요 없어진 파일은 링크를 끊는다.
- 중요한 문서는 버전 기록을 확인해 이전 상태로 되돌릴 수 있는지 살핀다.
초보자가 자주 놓치는 보안 설정
편리함만 보고 쓰다 보면 보안 설정을 놓치기 쉽다. 마이크로소프트365 계정에는 문서, 메일, 연락처, 저장 파일이 함께 묶일 수 있어서 계정 보호가 꽤 중요하다. 최소한 2단계 인증은 켜두는 편이 낫다. 비밀번호가 새어 나가도 한 번 더 막아주는 장치가 되기 때문이다.
근데 보안이라고 해서 복잡하게만 생각할 필요는 없다. 비밀번호를 다른 사이트와 다르게 쓰고, 계정 복구용 이메일과 휴대폰 번호를 최신 상태로 유지하는 것부터 시작하면 된다. 공용 PC에서 문서를 열었다면 로그아웃을 확인하고, 브라우저에 비밀번호를 저장하지 않는 것도 기본이다.
저장 공간 관리도 미리 보는 게 좋다
원드라이브를 오래 쓰다 보면 생각보다 빨리 용량이 찬다. 특히 휴대폰 사진 백업을 켜두면 문서보다 사진과 영상이 더 큰 비중을 차지한다. 업무 문서 때문에 구독했는데 저장 공간이 사진으로 가득 차면 막상 중요한 파일 동기화가 불편해진다.
한 달에 한 번 정도 큰 파일을 확인하고, 오래된 압축 파일이나 중복 백업을 지우면 관리가 훨씬 수월하다. 가족용으로 쓰는 경우에는 각자 계정의 저장 공간이 어떻게 나뉘는지도 확인해두면 나중에 덜 헷갈린다.
내 생활에 맞게 붙여 쓰는 게 가장 중요하다
마이크로소프트365는 기능이 많아서 처음부터 전부 쓰려고 하면 오히려 피곤하다. 워드로 문서 만들고, 엑셀로 표 관리하고, 원드라이브로 파일을 이어서 쓰는 정도만 해도 충분히 달라진다. 그다음에 팀즈 회의, 아웃룩 일정, 공유 권한 같은 기능을 하나씩 붙이면 된다.
개인적으로는 원드라이브 폴더 구조를 먼저 잡는 것을 추천한다. 예를 들어 ‘개인 문서’, ‘가계부’, ‘계약서’, ‘사진 백업’, ‘공유용’처럼 크게 나누면 나중에 검색할 일이 줄어든다. 도구는 결국 자주 쓰는 방식에 맞아야 오래 간다. 마이크로소프트365도 기능 목록을 많이 아는 것보다, 내 파일과 일정이 덜 흩어지게 만드는 쪽으로 쓰는 게 가장 현실적이다.
